L’intranet d’aujourd’hui, nécessairement « réseau social » ?

Les refontes d'Intranet sont (très) souvent une opportunité pour améliorer l'ergonomie, apporter de la fraîcheur dans les rubriques et surtout proposer de nouveaux services à ses utilisateurs. Sur ce dernier point, il s'agit dès lors de bien prendre en compte les attentes des utilisateurs afin de ne pas créer une fracture entre les « usages Internet » auxquels les utilisateurs sont habitués hors de l'entreprise (Facebook, blog, espaces communautaires, etc.) et les usages offerts par l'outil Intranet, donc interne.

La nécessité de s'adapter à la réalité du web est aujourd'hui obligatoire pour les nouveaux Intranets, en offrant des outils participatifs. Car bien souvent, les communautés métier d'une entreprise, frustrées de n'avoir de solutions internes à disposition, s'en retournent au web pour pouvoir échanger et partager de l'information. Avec le risque que certains sujets (souvent sensibles) soient involontairement étalés sur la place publique.

Notre expérience sur ce type de projet nous a montré que depuis quelques années, ces fonctionnalités participatives et collaboratives sont de plus en plus à l'honneur dans les nouveaux Intranets et deviennent des outils redoutables s'ils sont bien pensés, bien maîtrisés et bien utilisés. Outre la technique, ce sont ces trois points qui, très souvent, conditionnent le succès de ces fonctionnalités :

· « Bien pensées » : évaluer les usages potentiels en entreprise en intégrant dans la réflexion les futurs utilisateurs (ce qui permettra d'avoir une vue d'ensemble sur le niveau de maturité des utilisateurs),

· « Bien maîtrisées » : mettre en place une organisation / structure de gouvernance adéquate laissant à l'utilisateur le maximum de libertés tout en minimisant les risques de débordement,

· « Bien utilisées » : communiquer sur ces outils et encadrer les premières étapes de la vie de ces fonctionnalités: donner envie de participer !

Dernièrement, la rencontre TechTocTV a rassemblé plusieurs responsables Intranet (dont Radio France, SNCF, etc.) et les échanges convergent tous vers le fait que les outils participatifs feront partis de l'entreprise de demain et la serviront, dès lors que les usages sont pensés en amont du choix de la solution et contextualisés aux besoins de l'utilisateur final. Retrouvezla vidéo en ligne de cette rencontre sur Internet.

Auteur : Esteban GWINNER, VOIRIN Consultants