Conduite du changement et accompagnement des utilisateurs dans un projet Intranet

ATELYA accompagne ses clients, dans le cadre de projets Intranet, à la mise en place d'outils de dialogue et d'accompagnement des utilisateurs. Récemment, deux plateformes ont été installées chez un client avec des objectifs précis. Ces projets sont inscrits dans la démarche de conduite du changement, instaurée depuis le démarrage du projet.

La première plateforme a instauré, en parallèle aux chantiers de développement de l'outil, un dialogue avec des communautés, auxquelles un accès à un prototype a été ouvert. Ces utilisateurs ont pu ainsi tester les espaces collaboratifs ; un mode de fonctionnement plutôt nouveau dans l'organisation.

Ce projet - pilote- a permis d'écouter les utilisateurs, de définir les besoins de manière plus précise sur des cas concrets d'utilisation des espaces collaboratifs. La plateforme était accessible à environ 200 utilisateurs, qui ainsi ont pu dialoguer avec l'équipe projet. Les suggestions abordaient différents aspects : des remontées de besoins complémentaires, des questions d'usages, des suggestions d'amélioration.

Cependant, la mise en place d'outils de ce type nécessite une animation et un suivi régulier. Il est important de maintenir la dynamique sur la plateforme. Les utilisateurs sont en attente d'informations, de nouveautés, de voir quelles ont été les conclusions et les éventuels projets qui ont été lancés suite à leurs suggestions.

L'organisation a utilisé ce projet pilote afin de tester l'outil. Aujourd'hui, une nouvelle plateforme est née sous forme de questions/réponses. Cette fois, elle est ouverte à l'ensemble des utilisateurs, 2 mois avant la mise en ligne du nouvel intranet : l'occasion pour les utilisateurs d'avoir la parole et de poser toutes les questions à l'équipe projet. Cette plateforme est lancée suite à une action de communication globale par vidéo. Après l'ouverture du Portail, elle continuera à vivre et à accompagner les utilisateurs dans l'usage de leur nouvel environnement de travail.

Auteur : Céline METZ, VOIRIN Consultants