[SharePoint 2010] - Vers le LinkedIn d’entreprise et bien plus encore

Avec la montée en puissance des réseaux sociaux grand public et les premiers retours d’expérience en entreprises, de plus en plus d’organisations envisagent la mise en place d’un réseau social interne. Toutefois, elles s’interrogent sur son utilité réelle et les modalités de sa mise en œuvre. Il est important de rappeler en que le réseau social n’est pas un outil, mais un mode de fonctionnement basé sur le conversationnel. Les systèmes Intranets 2.0, tel que SharePoint 2010, sont une réponse à la facilitation de ces nouveaux usages.

Un annuaire de compétences intelligent!

Comme tout réseau social, le premier pas consiste en la création d’un profil. À travers son profil l’utilisateur ne se caractérise plus uniquement par sa position dans l’organisation à un instant T, mais se définit tel qu’il souhaite être perçu par ses pairs. Ainsi l’utilisateur peut se définir par :

• Ses expériences,
• Ses domaines de compétence et d’expertise,
• Ses centres d’intérêt.

La possibilité pour l’utilisateur de personnaliser et d’enrichir son profil, couplée aux facilités de tagging et de recherche de SharePoint 2010 permettent à l’outil de devenir un vrai annuaire de compétences internes.

L’annuaire de compétences internes est particulièrement pertinent dans les organisations où les employés ne se connaissent pas tous personnellement, soit :

• Les organisations de plusieurs centaines/milliers de personnes,
• Les organisations multisites, et plus particulièrement multinationales.

Lors d’une recherche thématique, le moteur de recherche fera apparaître les profils et les contributions les plus pertinents en fonction de la requête.

La pertinence s’évalue d’une part par rapport aux informations déclarées par l’utilisateur sur son profil, mais également grâce au système d’évaluation des contenus. La fonctionnalité de Rating permet l’évaluation des contenus via l’apposition d’étoiles, permettant de dégager les contenus considérés comme les plus pertinents par les utilisateurs.

Chaque document étant lié à son auteur, le système de notation permet d’identifier rapidement les experts par thématiques. La force de ce système est que l’expertise est attestée par les autres utilisateurs.

Les communautés ou la collaboration

À travers la création de communautés (projets, métiers, géographiques, thématiques) les utilisateurs accèdent à un espace dédié et sécurisé pour leurs échanges autour d’un centre d’intérêt commun.

Grâce aux fonctionnalités de blogs et de wikis les membres de la communauté peuvent co-créer et partager des contenus mettant en exergue l’intelligence collective encadrée (voir à cet effet « L’intranet 2.0 comme levier à l’émergence de l’intelligence collective »).

La version 2010 de SharePoint offre également une gestion avancée des documents, notamment grâce au travail simultané sur un même document, la modification en ligne des documents, la prise en charge du versioning, etc.

Toutes ces fonctionnalités offrent aux membres des communautés :

• Un même niveau d’information, un suivi simple des documents, 
• Une prise en main rapide des fonctionnalités (grâce à la reprise des l’univers et des fonctionnalités d’Office),
• La recherche facilitée grâce à l’utilisation du tagging et la gestion automatique des métadonnées,
• Un suivi en direct de l’activité de la communauté grâce à un système d’alerte et des flux sur le tableau de bord des membres.

Ainsi la mise en place d’un RSE et de communautés facilite la capitalisation et l’exploitation des connaissances et savoirs de l’organisation. En offrant un espace unique et dédié, l’espace communautaire limite les échanges de documents par e-mail réduisant ainsi la dispersion des informations et les difficultés de suivi des versions.

L’utilisateur au cœur du réseau

Grâce à un panel de fonctionnalités simples, l’utilisateur peut publier et faire partager à son réseau toutes sortes d’informations et de contenus via les blogs, le microblogging, les commentaires ou encore le dépôt de document directement à partir d’Office.
L’utilisateur est aussi consommateur d’information de son réseau. Grâce à son MySite, l’utilisateur peut suivre l’activité de ses collègues et des communautés auxquelles il appartient. Mieux qu’une newsletter, l’utilisateur peut sélectionner les collègues et communautés qu’il souhaite suivre en fonction de ses affinités professionnelles et de ses centres d’intérêt.

Trop d’information tue l’information!

Les alertes et remontée d’information sont paramétrables, l’utilisateur conserver ainsi uniquement les actualités qui l’intéressent.

Le réseau social d’entreprise, au-delà de l’Intranet 2.0

On assiste avec l’arrivée des RSE à un phénomène de réhumanisation de l’intranet. Entre l’Intranet 1.0 et l’Intranet 2.0 l’utilisateur est passé de consommateur d’information à contributeur. Désormais, le RSE lui donne la possibilité de s’affirmer à travers son identité numérique. Même si tous les outils du monde ne remplaceront jamais les rencontres en présentiel, le réseau social favorise l’entretien des relations entre collègues, et ce dans un cadre convivial et simplifié, et ainsi renforce le sentiment d’appartenance à la grande communauté qu’est l’Entreprise.

Auteure : Amélie Voirin, VOIRIN Consultants

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